MITARBEITER (M/WD) FÜR DAS VORZIMMER
DES ERSTEN BÜRGERMEISTERS

Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Vertragsart: unbefristet 
Umfang: Vollzeit (39 Wochenstunden)

IHRE AUFGABEN

• Koordination und Terminplanung des Ersten Bürgermeisters sowie seiner Vertreter
• allgemeine Sekretariatsaufgaben, z.B. Schriftverkehr, Telefondienst, E-Mailbearbeitung
• Bearbeitung des zentralen Post- sowie E-Mail-Eingangs der Stadt Garching
• Mitarbeit in Angelegenheiten der Gemeindeorgane, insbesondere Terminierung, Erstellung der Tagesordnung und Ladung zu den Sitzungen
• selbstständige Vorbereitung und Organisation von repräsentativen Veranstaltungen
• Einladungsmanagement bei Großveranstaltungen, Verwaltung von Ehrungslisten
• selbständiges Erstellen und Organisieren der Korrespondenz, Glückwunschschreiben, Mitarbeiterehrungen, Kondolenzschreiben etc.
• Verwaltung und Pflege von Datenbanken
• Besucherempfang und Gästebetreuung
• Verwaltung von Adressen und Terminbelegung für Räume des Rathauses (Ratssaal)
  
•  Organisation und Koordination von Dienstreisen des Bürgermeisters

WAS SIE MITBRINGEN

• eine abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann (m/w/d) für Bürokommunikation oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
• mehrjährige Berufserfahrung im ausgeschriebenen Bereich
• gute Kommunikationsfähigkeit sowie Teamfähigkeit
• Organisationstalent, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
  
• selbstständige und korrekte Arbeitsweise sowie schnelle Auffassungsgabe
• bürgerorientiertes, freundliches und sicheres Auftreten
• ein hohes Maß an Loyalität und absolute Diskretion
• hohe Flexibilität, Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft auch außerhalb der regulären/üblichen Servicezeiten
• gute Allgemeinbildung, sehr gute Rechtschreibkenntnisse und Ausdrucksweise
• sehr gute EDV-Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit den sozialen Medien
• sicherer Umgang mit den MS Office-Programmen

WIR BIETEN IHNEN

• ein abwechslungsreiches und herausforderndes Tätigkeitsfeld 
• ein freundliches, wertschätzendes Umfeld
• ein kooperatives, partnerschaftliches Miteinander
  
• die im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen nach TVöD mit einem tarifgerechten Entgelt bis zur Entgeltgruppe 9a
• zusätzlich eine Arbeitsmarktzulage in Höhe von 140,- € / Monat sowie eine Großraumzulage in Höhe von 270,- € / Monat
• eine zusätzliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen

Für Rückfragen steht Ihnen der Personalleiter, Herr Markus Kaiser, Tel.: 089 / 320 89-159, gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 28.02.2023.